De syndicus speelt een centrale rol in het beheer van de mede-eigendom. Als uitvoerend orgaan van de VME behoort het in ontvangst nemen en verwerken van de briefwisseling gericht aan de VME tot de takenpakket van de syndicus. Aangezien de (professionele) syndicus in principe niet permanent in het gebouw aanwezig is, kan hij de briefwisseling niet zelf ter plaatse in ontvangst nemen. Wanneer het om aangetekende brieven gaat, wordt de situatie nog lastiger.

Wel of geen brievenbus aanwezig

Als er een brievenbus voor de syndicus in de mede-eigendom is voorzien (wetende dat er in weinig appartementsgebouwen effectief plaats is voor een specifieke syndicusbrievenbus), dan wordt de gewone post in de betreffende bus gedeponeerd en blijft zich daar opstapelen tot de syndicus deze komt ophalen. Is er geen brievenbus aanwezig, dan blijft de post meestal in de hal liggen tot zolang een mede-eigenaar de post uiteindelijk overmaakt aan de syndicus of tot deze laatste zelf langskomt in de mede-eigendom.

Wat met aangetekende brieven?

Wanneer het om (essentiële) aangetekende, betekende brieven ter attentie van de syndicus gaat, wordt de situatie nog moeilijker. Niemand, zelfs niet de conciërge voor zover er één is, kan deze in ontvangst nemen. De postbode laat een berichtje achter, maar dit ondergaat meestal hetzelfde lot als de gewone brief hierboven. Vele essentiële poststukken komen aldus laattijdig of gewoonweg niet in de handen van de syndicus, met alle gevolgen van dien.

Twee exemplaren

Om een antwoord te bieden aan deze problematiek heeft de wetgever in 2021 reeds een bepaling in de wet op de mede-eigendom (artikel 3.89, §5, 4°BW) ingeschreven. De wet bepaalt dat al wie een aangetekende brief wil verzenden naar een vereniging van mede-eigenaars, deze in twee exemplaren moet versturen: één naar het adres van de syndicus en één naar het adres van de zetel van de vereniging van mede-eigenaars. Dit om er zeker van te zijn dat de vereniging van mede-eigenaars kennis kan nemen van de inhoud ervan. Dit op straffe van nietigheid.

Bron: CIB syndic – 27 juni 2024