Takenpakket

• De statutaire jaarlijkse Algemene Vergadering organiseren
• Opstellen van de te behandelen dagorde
• Het verzenden van de uitnodigingsbrieven
• Het aanleggen van de aanwezigheidslijsten
• Het secretariaat van de vergadering waarnemen
• Het notuleren van de dagorde en van de stemresultaten
• Het register met de verslagen bijhouden en één exemplaar van de verslagen aan elke mede-eigenaar overmaken
• Het (doen) uitvoeren van de beslissingen in het kader van het gewoon beheer
• Aan elke persoon, die het gebouw krachtens een persoonlijk of zakelijk statuut bewoont, doch in de Algemene Vergadering geen stemrecht heeft, de datum meedelen van de vergaderingen om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen met betrekking tot de gemene delen te laten geworden.

De Raad van Bestuur is een kleine groep van mede-eigenaars, liefst bewoners van de residentie, verkozen door de algemene vergadering, die de syndicus zal bijstaan in het beheer van de residentie. De Raad van Bestuur heeft geen enkele juridische verantwoordelijkheid omtrent het gevoerde beleid. De leden van de Raad van Bestuur fungeren, in eerste instantie, als aanspraakpunt voor al de eigenaars m.b.t. opmerkingen, technische punten e.a. m.b.t. de gemene delen van de residentie. Vanzelfsprekend kunnen al de eigenaars, indien gewenst, ook rechtstreeks bij het ORIGINAL IMMO-team terecht. De Raad van Bestuur stelt samen met de syndicus de dagorde samen van de volgende algemene vergadering.

• Het bijwonen van de jaarvergaderingen
• Het (eventueel) notuleren van deze vergaderingen, en het verdelen van de verslagen ervan aan de betrokken partijen
• Register der vergaderingen bijhouden
• Volledig uitwerken van gemaakte afspraken

Volgens contract komt het ORIGINAL IMMO-team tussen in alle contractuele relaties ten opzichte van derden, en dit namens en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars. Overeenkomstig het reglement van mede-eigendom is de syndicus eveneens de enige handtekeninggerechtigde inzake alle andere duurzame en/of toevallige contracten, meer in het bijzonder wat betreft :

• Verzekeringspolissen
• Personeel
• Toeleveringsbedrijven
• Onderhoudsfirma’s
• Controle-organismen
• Toevallige opdrachten

Het ORIGINAL IMMO-team legt jaarlijks een evaluatierapport voor van alle leveranciers en diens afrekeningen.

Eveneens legt de syndicus mogelijke belangenvermengingen voor tussen de VME en de syndicus zelf, of de in de wet bepaalde rechtspersonen aan de Algemene Vergadering vooraleer een overeenkomst wordt afgesloten tussen de partijen.

Volgens artikel 577-8, §4, ten 6^e, is de syndicus de enige die de vereniging van mede-eigenaars naar buitenwereld wettelijk kan vertegenwoordigen.

Het ORIGINAL IMMO-team voert alle briefwisseling nodig inzake de mede-eigendom ten opzichte van de individuele mede-eigenaars, de bewoners en derden. Er wordt hier wel benadrukt dat het enkel om briefwisseling gaat waarbij de mede-eigendom als partij betrokken is, en niet namens een individuele mede-eigenaar.

• Er wordt gesteld dat enkel de syndicus namens de vereniging van mede-eigenaars briefwisseling kan voeren, dit evenwel in het kader van de hem toegewezen opdracht, tenzij het gaat om de relatie tussen de mede-eigenaars en de syndicus zelf.
• De archieven van documenten bijhouden gedurende 7 jaar.

Het bewaren van het post-interventiedossier van de gemene delen indien dit aanwezig is.

Het ORIGINAL IMMO-team zorgt ervoor dat de mede-eigenaars inzage kunnen nemen in niet privatieve documenten en gegevens over de mede-eigendom

Er wordt uitdrukkelijk gestipuleerd dat het ORIGINAL IMMO-team geen gebruikelijke boekhouder is, maar dat het reglement van mede-eigendom hem inzake het financieel beheer slechts enkele duidelijk omschreven taken oplegt.

Deze zijn gelimiteerd tot :

• Het betalen van de gemeenschappelijke rekeningen
• Het omslaan van de kosten over de mede-eigenaars
• Het invorderen van de verschuldigde bedragen
• Het samenstellen van het werkingskapitaal, de provisies en de spaarreserve

En dit overeenkomstig de deontologische regels en andere administratieve modaliteiten.

Het is voor het ORIGINAL IMMO-team een noodzaak om, binnen zijn kantoororganisatie, bij het beheer van meerdere gebouwen, een eenvormig systeem te kunnen aanhouden. De efficiëntie van de dienstverlening is daarvan afhankelijk. Eenvormigheid is bovendien noodzakelijk, nu de informatica ook zijn intrede deed in het vastgoedbeheer.

Om aan de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen voldoen, moet de syndicus over een werkingskapitaal beschikken. Om de hoogte van het werkingskapitaal te kunnen bepalen, zal de syndicus een globale kostenbegroting opstellen. Het werkingskapitaal kan vergeleken worden met “ het startkapitaal “ van een nieuwe vennootschap. Dit bedrag – éénmalig te storten – wordt niet opgenomen in de jaarlijkse afrekeningen. Bij verkoop van uw kavel krijgt u vanzelfsprekend dit bedrag teruggestort. De nieuwe eigenaar zal dan zijn deelname storten in het werkingskapitaal.

Op regelmatige basis – maandelijks, per kwartaal, per semester of jaarlijks – zullen de eigenaars provisies ( voorschotten ) storten op de werkrekening van de VME. Eénmaal per jaar zal de syndicus een afrekening voorleggen, die aanleiding geeft tot verrekening van uw aandeel in de gemeenschappelijke kosten en de gestorte provisies.

De plichtenleer bepaalt dat de syndicus de enige handtekeningdrager is en dat alle financiële verrichtingen van de residentie via die rekening dienen te geschieden. Een professionele syndicus dient een verzekering afgesloten te hebben voor het beheer van deze gelden. Voor een professioneel syndicus is het openen van een residentierekening verplicht. Verwarring met het eigen vermogen van de syndicus of met dat van zijn vennootschap of ander gebouwen, zal strikt vermeden worden.

Opdat de mede-eigenaars na verloop van tijd zouden kunnen voldoen aan de financiële gevolgen van verfraaiings-, renovatie- en grote herstellingswerken, is de vorming van een investeringskapitaal hoogst noodzakelijk en trouwens wettelijk verplicht. De praktijk heeft uitgewezen dat, bij gebrek aan een reservefonds, fundamentele en noodzakelijke werken al te vaak worden uitgesteld. Zodoende verliest het gebouw in een minimum van tijd zijn oorspronkelijke investeringswaarde en daalt eveneens automatisch de huurwaarde van elk individueel pand. Om dit tegen te gaan, zal de syndicus passende voorstellen formuleren aan de algemene vergadering om, gefundeerd en gemotiveerd, een realistisch reservekapitaal te creëren. Hij zal daartoe een “afschrijvingstabel” opstellen van de meest noodzakelijke installaties en belangrijkste bouwdelen. Eenmaal het globale investeringskapitaal bepaald, zal dit in passende schijven, in kwartaal- of jaarafrekeningen als investeringskost worden opgenomen. Het zal evenwel geen deel uitmaken van het werkingskapitaal, maar zal via de syndicus geplaatst worden op een investeringsrekening die, samen met de verworven intresten, het reservekapitaal zal vormen.

Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend voor werken, die voorafgaandelijk door de algemene vergadering werden goedgekeurd met de vereiste meerderheid. Voor aldus goedgekeurde investeringswerken, zullen de passende fondsen, via de residentierekening, aan de syndicus beschikbaar worden gesteld.

Van elke betaling die door het ORIGINAL IMMO-team ten laste van de vereniging van mede-eigenaars, via de residentierekening wordt gedaan, moet op afdoende wijze aangetoond worden dat deze terecht is. Daarom zal :

• Geen enkele betaling gebeuren, tenzij deze gestaafd wordt door een bewijskrachtig stuk
• De syndicus al deze stukken (facturen, rekeningen, kostennota’s,…) chronologisch nummeren en klasseren per gebouw
• Door de syndicus geen enkele betaling worden uitgevoerd voor leveringen/werken waarvoor hij niet de opdrachtgever was
• Elke bestelling/opdracht vanwege een individuele mede-eigenaar, die bij hoogdringendheid noodzakelijk zou zijn geweest (bij het niet bereikbaar zijn van de syndicus), zodra als mogelijk aan de syndicus worden meegedeeld en door hem worden bevestigd
• De syndicus uiteraard ook de betaling verrichten die hem door een rechterlijke beslissing wordt bevolen

Elke kostenafrekening zal uit volgende onderdelen bestaan :

1. de kostenopgave die uiteraard de basis is van elke afrekening zal volgende gegevens bevatten :

De naam van de residentie

De betreffende afrekeningsperiode

Het volgnummer van de afrekening

Alle te verdelen kosten, zowel de uitbatings-, verbruiks- als investeringskosten en dit per verdeelsleutel, kostensoort en bewijskrachtig stuk

Het volgnummer van de bewijskrachtige stukken

Het totaal te verdelen bedrag per verdeelsleutel

Het totaal te verdelen bedrag van de gehele afrekening

De kosten, zoals vermeld in de kostenopgave, van zowel kwartaal- als jaarrekeningen, zullen per pand en per verdeelsleutel omgeslagen worden via een verdelingstabel.

Om de individuele mede-eigenaar niet te verplichten, in bovenstaande afrekeningsdokumenten, zijn kostenaandeel op te zoeken, zal de syndicus telkens een rekeninguittreksel toevoegen.

Dit rekeninguittreksel zal bovendien gebruikt worden om

Eventuele private kosten die buiten de gemeenschappelijke boekhouding vallen, aan te rekenen

Het in herinnering brengen van achterstallige betalingen en het aanrekenen van nalatigheidsintresten en/of schadevergoedingen, overeenkomstig het reglement van mede-eigendom of de conventionele overeenkomst via de algemene vergadering.

Jaarlijks zal de residentieboekhouding gecontroleerd worden en zal ter gelegenheid van de statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars, de décharge omtrent het financieel beheer van het gebouw gegeven worden.

Als doelstellingen van het technisch beheer gelden :

• Het in stand houden van het gemeenschappelijk patrimonium
• Het op elk ogenblik bedrijfsklaar houden van de technische installaties
• Het herstellen van occasionele defecten
• Het uitbaten van de technische installaties (hoofdzakelijk voor gemeenschappelijk gebruik)
• In de tijd : verbeteren van het gebouw en of de installaties
• En uiteindelijk na verloop van tijd het renoveren, aanpassen aan nieuwe technieken en het terug in goede staat van werking en gebruik brengen, opdat zowel de investerings- als de huurwaarde wordt behouden

De bewoners moeten bij allerlei werkzaamheden hun medewerking verlenen, o.a. door toegang te verlenen tot hun private ruimten of door het dagelijks toezicht op de installaties waaromtrent alle onregelmatigheden moeten gemeld worden aan de beheersinstanties.

De syndicus heeft ter zake een aantal permanente opdrachten :

• De bevoorrading, het onderhoud van de gemeenschappelijke delen en eventueel de ophaaldienst huisvuil, de opdrachtgeving aan leveranciers en onderhoudsfirma’s gebeurt via hem
• Het verzamelen van alle informatie via de rapportering van leveranciers en aannemers, via mededelingen van mede-eigenaars en bewoners en via zijn eigen periodieke controles
• Door de informatie moet de syndicus in staat zijn ten aanzien van de raad van bestuur en de algemene vergadering initiatieven te nemen, voorstellen uit te werken en tijdig maatregelen te nemen om het in stand en bedrijfsklaar houden van het gebouw, in optimale omstandigheden waar te maken.

De syndicus is echter, in alle gevallen en in om het even welke omstandigheid, tenzij de werken beslist werden door de algemene vergadering, slechts bevoegd leveringen en werken te bestellen, indien deze dringend en noodzakelijk zijn. De syndicus zal steeds alle wettelijke bepalingen naleven. Bij tegenstrijdige opdracht van de algemene vergadering, primeren de wettelijke bepalingen en zal de syndicus zich desgevallend onthouden.

Deze kunnen onderverdeeld worden in volgende groepen :

• Personeel in dienst van de residentie
• Onderhouds- en maintenancecontracten
• Aannemingen
• Verbruiksprodukten
• Studiebureau’s
• Controleorganismen e.a. die, voor zover als nodig, hierna verder worden gespecificeerd in hun toepassingsmodaliteiten

De vereniging van mede-eigenaars treedt via de syndicus op als werkgever. De syndicus benoemt, indien relevant, de concièrge, het poetspersoneel…, houdt toezicht en stelt hun salaris vast, evenals de eventuele voordelen in natura. De syndicus moet hierbij rekening houden met het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming en toezien op de toepassing van de sociale wetgeving. De taken van het personeel worden nader omschreven in een door de syndicus speciaal opgesteld reglement dat door de algemene vergadering wordt goedgekeurd en eventueel gewijzigd.

Inzake het afsluiten van contracten, namens en voor rekening van de vereniging, wordt verwezen naar de volmachten die ter zake aan de syndicus worden verleend. De syndicus zal slechts aannemingen toevertrouwen tegen een forfaitaire prijs, tenzij hiervan uitdrukkelijk moet worden afgeweken wegens de aard van de werken. Werken in regie gelden enkel voor dépannages. Dit zijn werken waarbij minstens voorlopig de installatie opnieuw in werking wordt gesteld. Een dépannage kan gebeuren met een voorlopig resultaat en aan uitvoeringsvoorwaarden buiten “de regels van het vak”. Kostprijs en kwaliteit zijn geen determinerende factoren. De dépannage moet gevolgd worden door een definitieve herstelling.

Het ORIGINAL IMMO-team mag steeds de hulp van experten inroepen. Hij mag dit doen namens de vereniging mits deze tijdig te verwittigen.